Кадровый учет в организации пошаговая инструкция

Кадровый учет в организации пошаговая инструкция

Что подразумевает кадровый учёт

  1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
  2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
  3. К кадровому учёту относится:
    • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
    • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
    • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
    • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
    • ведение табеля по учетному времени.

    Необходимые кадровые документы для ООО

    Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

    Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

    Это быстро и бесплатно !

    Что должно быть:

    • Протоколы о том, что Общество было создано.
    • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
    • Заключения от органов по контролю.
    • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
    • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
    • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
    • Положения о созданных филиалах организации.
    • Список аффилированных лиц.
    • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
    • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

    Группы кадровых документов

    Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

    1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
    2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

    Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

    • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
    • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
    • Переписки по службе (внутренние).
    • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
    • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

    Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

    • Положение о структуре предприятия.
    • Установленные стандарты в работе.
    • Цель создания ООО.
    • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
    • Указание о командировках.
    • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
    • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
    • Инструкции по работе.
    • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
    • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

    Унифицированные формы по учету кадров

    Основные унифицированные формы по учёту кадров:

    1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
    2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
    3. T-3 «Штатное расписание».
    4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
    5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
    6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
    7. T-7 «График отпусков».
    8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
    9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
    10. T-10 «Командировочное удостоверение».
    11. T-11 «Указ о поощрении работника».
    12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
    13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
    14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
    15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
    16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
    17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
    18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
    19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

    Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

    1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
    2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
    3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
      • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
      • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
      • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
      • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
      • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
      • Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
      • Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
      • Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
      • Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
      • Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
      Читайте также:  Женщины на пляже скрытое видео

      Штрафы за неведение кадрового учёта

      Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

      На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

      Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

      краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

      (если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)

      Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

      И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

      • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
      • большая справочная база, доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
      • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

      Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

      1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

      • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
      • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
      • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

      2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

      Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

      Читайте также:  Аренда квартир через агентство недвижимости

      3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

      Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

      Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

      "Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. "

      4. Оформляем директора

      Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

      5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

      Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: " Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

      6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

      Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

      Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

      7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

      Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

      Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

      Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

      Читайте также:  Кадастровая карта приволжск ивановской области

      Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика». Также рекомендуем книгу "555 образцов документов для кадрового делопроизводства".

      8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

      Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

      9. Оформляем на работу работников.

      На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

      • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
      • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
      • справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)

      Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

      Кадровое делопроизводство для чайников

      Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

      1. Локальные нормативные акты.
      2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

      К первой категории (для всех организаций) относятся:

      Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

      • график сменности,
      • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

      Вторая категория — более многочисленная — включает:

      • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
      • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
      • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

      Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

      Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

      Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

      • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
      • Какова текучесть кадров?
      • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

      Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

      Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

      Ведение кадрового делопроизводства

      Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

      Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

      Ссылка на основную публикацию
      К штанам все липнет что делать
      Мне очень помогли вот эти советы. К черному пальто все липнет — что делать? Стирать или чистить верхнюю одежду так...
      Иск по задолженности по зарплате
      Защита своего права на оплату труда в суде начинается с подачи такого документа, как исковое заявление о взыскании заработной платы....
      Иск по закону о защите прав потребителей
      Главная Исковые заявления. Суды общей юрисдикции Образец искового заявления о защите прав потребителей, связанных с продажей некачественного товара (замена товара)...
      Ка феникс отзывы должников 2017 год
      В жизни каждого человека происходят такие ситуации, когда срочно необходимо оформить кредит. Однако проходит время, и денежные средства нужно возвращать...
      Adblock detector