Как написать повторное письмо если нет ответа

Как написать повторное письмо если нет ответа

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка " вторично ".

Отличительными особенностями письма-напоминания являются:
— ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;
— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
— информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.

Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).

Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Письмо-напоминание состоит из двух частей:

1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

  • Напоминая о сроках.
  • Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание .
  • Настоящим письмом напоминаем.
  • Настоящим письмом предупреждаем.
  • Считаем необходимым уведомить.
  • Полагаем настоятельно необходимым напомнить.
  • Вынуждены официально предупредить.
  • Настоящее напоминание имеет целью.
  • Данное напоминание служит для.
  • Это предупреждение носит официальный характер и направлено на.
  • Напоминая об этом, просим.
  • Напоминаем, что .
  • . согласно договору. Ваше предприятие должно.
  • . Ваша задолженность по оплате . составляет.
  • . срок оплаты . истекает.
  • . в соответствии с . Вы должны. и т. п.
  • Несмотря на неоднократные напоминания .
    • . Ваша фирма до сих пор не представила.
    • . мы до сих пор не получили. и т. п.
    • 2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:

      • Просим в . -дневный срок подтвердить .
      • Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на.
      • Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для.
      • Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания.
      • Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание.
      • Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения.
      • Предлагаем Вам закончить предусмотренные . работы к .
      • Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи.
      • При неполучении Вашего ответа .
      • . продукция будет отправлена другим потребителям.
      • . Ваш заказ будет аннулирован . и т. п.
    • . в противном случае мы будем вынуждены.
      • . подать на Вас иск.
      • . передать. на рассмотрение суда. и т. п.
      • Письма-напоминания (предупреждения) относятся к информационным письмам, требующим реакции (ответа) адресата .

        Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

        • об исполнении взятых на себя обязательств,
        • о соблюдении норм закона,
        • о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

        Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

        В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

        Кто занимается составлением письма

        Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

        Правила составления письма-напоминания

        Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

        Читайте также:  Как оформить возврат излишне уплаченного налога

        Письмо-напоминание обязательно должно содержать

        • сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
        • причину напоминания,
        • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
        • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
        • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
        • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

        Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

        Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

        Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

        Пример составления письма-напоминания

        1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
        2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
        3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
        4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

        Как отправить письмо-напоминание

        Письмо можно отправить через

        • электронную почту,
        • факсовым сообщением
        • или через почту России.

        Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

        Если письмо-напоминание не возымело действия

        Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

        Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

        Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

        Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

        Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

        Читайте также:  Досрочное увольнение с работы

        Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

        • по почте;
        • курьером;
        • по и-мейл;
        • факсом;
        • передать при личной встрече.

        Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

        Обязательные элементы письма-напоминания:

        • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
        • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
        • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
        • условия, на которых предлагается взаимодействие;
        • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

        Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

        Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

        Менеджеру по рекламе
        ООО «Отпуск с умом»
        Руковенко Леониду Алексеевичу

        НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

        Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

        • размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
        • изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
        • нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
        • аудиореклама на местной радиостанции;
        • проведение тематических мероприятий и др.

        Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

        Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

        С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
        Зав. отделом рекламы курорта
        «Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

        Письмо-напоминание о выполнении обязательств

        Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

        Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

        Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

        Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

        Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

        Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

        Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

        Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

        Общество с ограниченной ответственностью
        «СТРОЙ-КОМПАНИ»
        г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
        тел.: (495) 329-98-217
        e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
        ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
        ИНН/КПП 780345678/771002001

        №18/16 от 24.11.2016 г.

        НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
        договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

        В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

        Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

        Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

        Читайте также:  Заявление в жилищную инспекцию на управляющую компанию

        Генеральный директор
        ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
        Контактное лицо
        Менеджер отдела снабжения
        М.И. Затулин
        (495) 312-49-88

        Деловые письма

        Письмо-запрос — это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

        Как написать письмо-просьбу?

        Правильно составленное письмо — просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.

        Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас.

        Как правильно написать письмо

        В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

        Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления.

        Ответы к экзаменам и зачётам

        Составление и оформление рекламного письма. Данный этап можно разделить на две части: оформление упаковки Вашего предложения и оформление самого рекламного текста.

        Немаловажно, чтобы в общем потоке рекламных писем. а в крупные компании приходит иногда множество писем одновременно, ваше предложение не затерялось, а было хотя бы распечатано. Для этого необходимо оригинально оформить конверт в котором поступит к адресату Ваше рекламное предложение.

        Оформление делового письма

        1. Для оформления делового письма применяется официальный формуляр организации. В верхнем колонтитуле указываются: название компании, адрес, номера служебных телефонов, факсов, адрес сайта, e-mail, реквизиты и логотип компании. Это позволит идентифицировать отправителя для отправки ответного письма.

        2. Поля, которые необходимо соблюдать при оформлении делового письма, устанавливаются с помощью линеек Microsoft Word — слева 3 см, справа 1,5 см.

        Оформление повторного письма

        6.4. На все работы, присылаемые на физическом носителе, заполняется одна «Заявка для работ» в одном экземпляре. Форма заявки, пример заполнения заявки и инструкция по заполнению приведены в Приложениях и сайте www.sertification.ru. далее «Правила участия в конкурсах».

        6.5. Каждую работу надо подписать. Подпись должна содержать: ФИ автора, возраст автора, название работы. Данные подписей должны совпадать с данными заявками.

        6.6.1 Работы, заявка и копии квитанций пересылаются на адрес электронной почты [email protected]

        Письмо-напоминание, образец.

        Целью письма-напоминания является побуждение получателя выполнить какое-либо еще невыполненное обязательное действие. Такое письмо может предупреждать получателя о принятии определенных мер, в случае невыполнения им своих обязательств. Письма такого характера могут содержать напоминание об оплате долга. Их отправляют в случае, если желаемого результата не удается добиться с помощью переговоров или не был получен ответ на ранее отправленное письмо.

        Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

        Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата.

        Повторное обращение

        Обращаемся к вам повторно, в связи с тем, что на первое обращение не получили ответ в срок до 29,05,2014. Прилагаем письмо от 31,03,2014 №А26-05-39559271

        Ваше обращение на имя Президента Российской Федерации,направленное 31.03.2014 г. получено 31.03.2014 г. в форме электронного документа и зарегистрировано 31.03.2014 г. за № 395592.

        В целях обеспечения представления Администрации Президента Российской Федерации необходимых для объективного и всестороннего рассмотрения Вашего обращения документов и материалов из соответствующего органа местного самоуправления, в компетенцию которого входит решение поставленного в обращении вопроса, в правительство Республики Алтай направлен соответствующий запрос.

        Ссылка на основную публикацию
        Как написать административный на один день
        Как написать заявление на один день за свой счет На сколько дней можно взять отпуск без содержания Как написать заявление...
        Как купить гараж без документов по расписке
        Количество автомобилей с каждым годом растет, что порождает потребность в их хранении. Это стало причиной популярности гаражей и сделок в...
        Как купить группу по инвалидности
        Мама моей подруги уже длительное время оформляет себе инвалидность. Сначала она имела третью группу и вот совсем недавно с большим...
        Как написать анонимное письмо на начальника
        В соответствии с требованиями Федерального закона №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», при подаче жалобы в государственное учреждение...
        Adblock detector