Как заверить электронную переписку для суда

Как заверить электронную переписку для суда

Электронная переписка как доказательство в суде

Материал подготовили:

Марк Шматов

Электронная почта уже давно стала неотъемлемым элементом делового общения. Неудивительно, что е-мейл переписка нередко становится доказательством для подтверждения своей позиции в суде.

В каких случаях можно использовать такую переписку в процессе? Что для этого требуется и какие особенности следует при этом учесть?

Прежде всего отметим, что для электронной переписки действуют общие правила о доказательствах. При этом, для установления достоверности электронной переписки необходимо:

А) Идентифицировать отправителя и получателя;
Б) Установить полномочия отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки;
В) Установить аутентичность (подлинность) непосредственного электронного сообщения.

А. Идентификация отправителя и получателя

Регистрация электронного ящика, как правило, носит анонимный характер (не требуется представления документов, удостоверяющих личность физического лица, либо учредительных документов юридического лица), что вынуждена констатировать и судебная практика. Это значительно усложняет процесс идентификации отправителя и (или) получателя электронного сообщения, что представляет собой установление принадлежности электронного почтового ящика тому или иному лицу (отправителю, получателю).

Тем не менее, в судах удается доказать принадлежность электронного почтового ящика конкретному лицу. Например, если сторона в споре утверждает, что почтовый ящик ей не принадлежит, однако счета, которые были отправлены другой стороной на этот адрес, были оплачены, есть результат работ, за который и была произведена оплата, а также отсутствуют доказательства, подтверждающие выполнение таких работ каким-либо другим лицом, то такой стороне откажут в иске о неосновательном обогащении, так как отрицание стороной принадлежности почтового ящика противоречит другим доказательствам по делу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12).

Б. Установление полномочий отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки.

Анализ судебной практики свидетельствует о том, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено. Если лицо отрицает факт отправки сообщения на определенный адрес, а поступившее на этот адрес письмо является обезличенным, то такое письмо могло быть отправлено кем угодно, в том числе и без волеизъявления этого лица.

Однако если в электронной переписке будут указаны конкретные фамилия, имя и отчество отправителя письма, который и принимал непосредственное участие от имени предпринимателя в переписке с контрагентами (направлял проекты договоров, счета, экспертные заключения), а также, если это лицо выступает представителем предпринимателя (истца) в суде по делу о неосновательном обогащении, то такой представитель не может быть признан неуполномоченным лицом на принятие решений, составляющих предмет переписки (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012).

В. Установление аутентичности (подлинности) непосредственного электронного сообщения.

Электронные сообщения весьма уязвимы на предмет фальсификации, так как они облечены в невещественную форму. Соответственно, установить факт их фальсификации, не имея специальных познаний и технических средств, сложно, поскольку электронное сообщение представляется в суд, как правило, в виде распечатки страниц в Интернете (при этом сама распечатка может не фальсифицироваться, тогда как непосредственно электронное сообщение, содержащееся в Интернете, может быть модифицировано).

Доказательством подлинности сообщения могут служить: нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика, заключение компьютерно-технической экспертизы, наличие электронной подписи.

Нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика лишь констатирует наличие электронного сообщения с определенным содержанием на определенную дату, соответственно, подтверждения принадлежности данного сообщения какому-либо лицу не производится. Поэтому эффективность данного способа установления достоверности электронной переписки ограничивается главным образом случаями, когда стороны спора не отрицают принадлежность им ящиков электронной почты, подвергая сомнению непосредственно содержание электронной переписки либо сам факт отправки тех или иных электронных сообщений.

Достоверность сведений, составляющих электронную переписку, может быть установлена посредством проведения компьютерно-технической экспертизы. Она либо подтвердит факт фальсификации электронного сообщения, либо наоборот, факт его подлинности (Постановление тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2008 по делу N А56-743/2008, Постановление ФАС ЦО от 05.05.2011 по делу N А68-4041/10). Перед экспертом могут быть поставлены следующие вопросы: отправлялась ли с определенного адреса в определенные даты и время письменная информация, идентичная представленной в материалы дела? Если содержание информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой, отличалось от содержания представленной в материалы дела информации, то в чем выражается это отличие? Возможно ли изменение содержания электронного письма, хранящегося в почтовом ящике получателя, и если возможно, имеются ли следы изменения содержания письменной информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой?

Читайте также:  Банкротство физических лиц отзывы прошедших процедуру форум

Избежать сложностей в доказывании допустимости электронных документов как доказательств в арбитражном процессе поможет подписание таких документов электронной подписью. В соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронная подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных правовых условий использования электронной подписи в процессах обмена электронными документами. На сегодняшний день использование электронной подписи является самым надежным способом идентификации электронного письма.

Форма представления электронного сообщения в суд.

Следует различать допустимость доказательств и надлежащую форму их представления (доказательство может быть принципиально допустимым, но представленным в ненадлежащей форме). Возникает вопрос: что является надлежащей формой представления электронного сообщения в суд?

Помимо экспертного заключения и нотариального протокола осмотра почтового ящика формой представления в суд сообщения также является распечатка, то есть копии сообщения, отпечатанной на принтере самим пользователем электронной почты. Иногда такие распечатки действительно принимаются судами в качестве допустимых доказательств, несмотря на принципиальное отсутствие каких-либо необходимых признаков подлинности (Постановление Девятого ААС от 17.01.2012 N 09АП-34143/2011-ГК по делу N А40-65915/11-32-525).

Еще одним вариантом является предложение суду самому произвести осмотр электронного почтового ящика с предоставлением ему паролей, а также технического устройства. Составляется протокол. При необходимости может быть привлечен специалист (Постановление ФАС Московского округа от 20.10.2010 N КГ-А40/12616-10 по делу N А40-17579/10-19-77). У стороны также имеется право ходатайствовать об исследовании и осмотре доказательств по месту их нахождения (ст. 78 АПК РФ).

Кроме того, если у стороны есть основания опасаться, что в будущем представление электронного сообщения в суд станет по какой-то причине невозможным или затруднительным, она может подать заявление об осмотре электронного почтового ящика в порядке обеспечения доказательств (ст. 72 АПК РФ).

Рекомендации добросовестным клиентам

Для того, чтобы не оказаться в ситуации, когда суд не признает в качестве доказательства электронную переписку сторон, необходимо соблюдать следующие правила: в самом договоре предусмотреть

  • выбор способа связи между сторонами в виде электронной почты;
  • уполномоченные адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, а также порядок изменения таких адресов;
  • обязанность сторон сохранять конфиденциальность паролей от электронной почты и гарантировать отсутствие возможности отправки сообщений третьими лицами;
  • обязанность немедленного информирования о смене адреса почты и нарушения режима конфиденциальности.

Рекомендуется также в обычных бумажных письмах к контрагенту указывать на электронные сообщения, чтобы признать достоверность информации, содержащейся в электронной переписке. Если же в договоре не было каких-либо указаний на электронную почту, либо сам договор был заключен посредством отправления проекта договора и счетов, которые впоследствии были оплачены (акцепт оферты), необходимо найти другие доказательства, подтверждающие информацию в переписке или подтверждающие, что электронная переписка является сложившейся практикой взаимоотношения сторон.

Заверять цифровую информацию в наше время приходится все чаще и чаще. Социальные сети, мессенджеры, электронная почта уже являются неотъемлемыми средствами связи, коммуникации, общения и обменом информации, которая, в свою очередь, может оказаться очень ценной для защиты своих прав в суде. Установление трудовых отношений с работодателем, фиксация результатов гос. торгов, семейные споры, оскорбление чести и достоинства или же просто доказывание договорных отношений юридических лиц — лишь самая малая часть категорий судебных дел, где подобные заверения необходимы.

Ваши права оказались нарушены. Как это зафиксировать?

На данный момент, существует 2 способа заверения, если не брать в расчет сомнительные сервисы.

Вариант №1. «Классический» нотариус.

Стандартный способ. На руки получаете протокол осмотра доказательств, который приобщаете к материалам дела в суде.

  • Распространенность информации о возможности заверения цифровых доказательств.
  • Есть в каждом городе
  • Стоимость.
  • Срок изготовления протокола осмотра доказательств (зачастую время — деньги, т.к. информация может быть удалена из открытого доступа).
  • Невозможно заверить некоторые виды источников.
  • Постоянные очереди.
  • Не фиксируют техническую информацию источников, что чревато оспариванием подобного протокола противоположной стороной в суде, и как следствие приводит к дополнительным расходам (судебной экспертизе).
Читайте также:  Аренда квартир через агентство недвижимости

Вариант №2. Судебный эксперт.

Стандартный способ. На руки получаете заключение судебного эксперта по исследованию цифровой информации, который так же приобщаете к материалам дела.

  • Стоимость
  • Короткие сроки изготовления
  • Нет очередей
  • Фиксируют техническую информацию
  • Есть возможность срочного заверения (если суд уже сегодня)
  • Выезжают в суд
  • Работают с регионами
  • Малая распространенность информации о возможности такого вида заверения.

Вывод:

Заверить доказательства для суда возможно обеими перечисленными способами, юридическая сила одинакова, выбирать только Вам.

ВНИМАНИЕ.

В связи с участившимися случаями мошенничества и представления неверной информации, не доверяйте сервисам, предлагающим заверение “онлайн” и, практически, за копейки. Заверение не может стоить дешево в силу нотариального тарифа либо использования специального программного обеспечения судебными экспертами.

БУДЬТЕ БДИТЕЛЬНЫ И ОСТОРОЖНЫ.

И помните! В суд предоставляется всегда прошитый, пронумерованный и скрепленный печатью документ, подтверждающий ОРИГИНАЛЬНОСТЬ заверения либо с подписью нотариуса, либо с подписью судебного эксперта.

Используя для заверения информации для суда различные сомнительные онлайн-сервисы, вы многократно увеличиваете риск непринятия судом доказательной базы.

Если вы решили использовать переписку в качестве доказательства возникновения, изменения или прекращения договорных отношений, исполнения или нарушения каких-либо обязательств, необходимо учитывать как минимум два обстоятельства:

  • возможность нотариального заверения переписки
  • относимость данного доказательства к предмету спора

Допустимость иных способов фиксации переписки пока оставим за скобками. С этим разберемся позднее.

В части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ определено, что электронным документом, передаваемым по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Однако, чаще всего суды не принимают простые распечатки электронных писем в качестве надлежащего доказательства по своей инициативе, либо по инициативе другой стороны спора.

Так например, в арбитражном деле №А14-3679/2014 Истец представил в качестве доказательства направления претензии в отношении работ, выполненных по договору подряда, распечатанную из электронной почты копию письма, цифровой диск DVD-RW с сохраненным электронным письмом, цветным изображением принтскрина экрана с изображением открытого электронного письма, а также само письмо от Ответчика в формате .pdf в цветном изображении. В ответ на это Ответчик заявил о фальсификации Истцом данного доказательства. Истец возражал против исключения соответствующего письма из числа доказательства, в обоснование чего ему пришлось заверить электронную переписку, включая вложение нотариально.

Ответчик попытался возразить относительно законности заверения переписки, ссылаясь на наличие по его мнению процессуальных нарушений при составлении нотариального протокола, выразившееся в заверении переписки после принятия судом дела к рассмотрению. Однако этот довод был отвергнут судом в виду следующего:

В силу статьи 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения дела в суде или административном органе, если имеются основания полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным.

При этом часть вторая статьи 102 Основ устанавливающая, что нотариус не обеспечивает доказательств по делу, которое в момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу находится в производстве суда или административного органа, — утратила силу с 1 января 2015 года (Федеральный закон от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Важные аспекты заверения сообщений электронной почты, которые надо знать практикующему юристу

Если вы пользуетесь почтовым клиентом (Microsoft Outlook, Mailbird, eM Client, Claws Mail, Zimbra Desktop, TouchMail, Thunderbird, The Bat! и др.) настраивайте сбор почты таким образом, чтобы ваши письма не удалялись с почтового сервера и к ним всегда имелся удаленный доступ через веб-интерфейс.

Локальное хранение электронных писем на вашем компьютере или мобильном устройстве существенно затруднит возможность заверения такой переписки, поскольку такая переписка уже не является информацией в сети Интернет.

Возможно вам и удастся заверить такую переписку у нотариуса, но уже скорее в рамках осмотра вещественного доказательства (ноутбука или мобильного устройства), а значит с обязательным извещением о месте и времени совершения данного нотариального действия вашего оппонента по спору, так как в отличие от информации размещенной в сети Интернет, заверение такого доказательства не относится к случаям, не терпящим отлагательства. Вне всякого сомнения это сложнее, дольше и дороже.

Читайте также:  Заявление о признании права собственности земельного участка

При заверении переписки возможно сохранение и заверение вложенных файлов как на бумажном, так и на электронном носителе . На электронный носитель целесообразно записывать и заверять объемные файлы или файлы в формате, требующем наличия специального программного обеспечения, отсутствующего у нотариуса (например файлы *.dws, *.dwt, *.dxf — программа autoCAD, *.cdr — программа Corel Draw и т.п.)

Многие почтовые сервисы в пользовательских интерфейсах используют сокращенные имена получателя и отправителя писем, имена в виде логина пользователя, или имена, указанные самими пользователями, при этом почтовые адреса скрываются. В этом случае рекомендуем при фиксации (заверении) переписки обращать внимание нотариуса и дополнительно осматривать всплывающие окна (или иные элементы интерфейса) с дополнительной информацией о получателе/отправителе, содержащие адреса электронных почтовых ящиков участников переписки.

В противном случае может потребоваться сбор дополнительных доказательств для подтверждения относимости данной переписки к предмету и участникам спора, поскольку довольно часто логин или имя пользователя не соответствует реальному имени пользователя.

Следует понимать, что в ходе обеспечения доказательств нотариус не проводит исследований или экспертиз, не делает каких-либо выводов, не устанавливает и не идентифицирует участников переписки.

Что касается идентификации отправителя и получателя сообщения электронной почты, то в отсутствие электронной цифровой подписи соответствующего участника переписки, техническая возможность прямой идентификации пользователя невозможна, поскольку сами почтовые сервисы не производят идентификацию владельцев электронных почтовых ящиков.

Вместе с тем, идентификация отправителя и получателя возможна за пределами нотариального действия, например путем направления адвокатского или судебного запроса лицу, администрирующему почтовый сервис об IP адресе (адресах), используемых пользователем или номере телефона пользователя, осуществившего регистрацию электронного почтового ящика, в случае, если при регистрации электронной почты происходила процедура верификации телефонного номера такого пользователя.

Обстоятельства которые помогут облегчить идентификацию участника электронной переписки и разрешить вопрос ее относимости к текущему или возможному спору:

  • указание электронного почтового адреса в договоре, заключенном между сторонами
  • указание электронного адреса самим лицом в документах, представленных в материалы данного или иного дела
  • наличие предшествующей переписки между сторонами по тем же адресам
  • указание электронного почтового адреса стороны переписки на его сайте, визитках, фирменных бланках, иных документа, исходящих от этого лица
  • указание электронной почты в различных справочниках, и справочных системах и рекламе в том числе размещенных в сети интернет
  • указание электронной почты в качестве контактной информации на официальных государственных ресурсах (торговые площадки, ЕГРЮЛ, Реестры РОСПАТЕНТа)
  • ведение деловой переписки с того же электронного почтового ящика с иными лицами

Обстоятельства, подлежащие оценке, для определения наличия или отсутствия полномочий на обмен юридически значимыми сообщениями у лица, ведущего переписку:

  • указание на соответствующие полномочия лица в подписанных сторонами документах (договоре или дополнительных соглашениях к нему)
  • наличие предшествующей переписки не оспариваемой сторонами по схожим вопросам, свидетельствующей о сложившейся между сторонами деловой практике решения договорных вопросов путем обмена электронными сообщениями
  • указание на должность или соответствующие полномочия лица в самой переписке
  • вложение в переписку документов, дающих основание полагать, что у лица их направившего, имеются необходимые полномочия (сканы документов с реквизитами контрагента, сканы договора или приложений к нему, подписанные полномочным лицом, или иные документы, исходящие от полномочного лица или содержащие сведения, располагать которыми при нормальном гражданском обороте имеет возможность только полномочное лицо) Договоры и приложения к ним, письма, акты сверок, балансы, налоговая отчетность, учредительные или иные внутренние документы лица, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и пр.

В зависимости от предмета спора и конкретных обстоятельств, важное значение для победы может иметь установление взаимности электронной переписки. Взаимность переписки может быть подтверждена исследованием служебных заголовков электронного письма, где например с высокой степенью достоверности можно сделать технически обоснованный вывод о том, что исследуемое письмо является ответом на ранее полученное письмо.

Ссылка на основную публикацию
Как выйти на работу после декрета
Интересная работа с хорошей зарплатой совсем рядом! Конечно, каждой матери хочется верить, что перерыв в работе на время декретного отпуска...
Как вернуть права за отказ от медосвидетельствования
Управление транспортным средством любой категории, будь то автомобиль или мотоцикл, в состоянии алкогольного опьянения – это нарушение Правил дорожного движения,...
Как вернуть права раньше срока
После каждого крупного праздника оказываются без прав многие автолюбители. Даже те, кто обычно водит аккуратно, за рулем не пьет и...
Как выкупить автомобиль у организации
Рассмотрим случай, когда автомобиль с пробегом принадлежащий юридическому лицу (имеется ввиду не автосалон официального дилера, а любая компания) продается физическому...
Adblock detector