Ведение кдп в полном объеме что это

Ведение кдп в полном объеме что это

Значение грамотно составленной кадровой документации сложно переоценить. Кадровые документы – это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка кадровика повлечет за собой негативные последствия как для наемного рабочего, так и для работодателя, поэтому так важно придерживаться правил КДП в кадрах.

Что такое кадровое делопроизводство?

КДП – что это такое? Это область деятельности, которая документирует все трудовые отношения и фиксирует информацию об укомплектованности штата и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры получают документальное оформление.

Что такое КДП с юридической точки зрения? Все кадровые документы имеют юридическую (или коммерческую) ценность. Используя их как письменные доказательства, можно отстоять свою позицию в суде. Так, к примеру, штатное расписание, приказы по кадрам и расчетные ведомости по зарплате могут служить основанием для получения или подтверждения льгот на налог и прибыль.

КДП – что это и для чего оно нужно? Большинство правильно оформленных кадровых документов заключает в себе чрезвычайно важную информацию. Именно на основании этой документации можно подтвердить те или иные права работника, например, при оформлении досрочного выхода на пенсию ввиду работы на вредных или опасных для здоровья производствах.

КДП – что это для социальной сферы? Документальное фиксирование трудовых отношений играет значительную роль для обеспечения пенсионных, социальных и иных гарантий, которые предоставляются работникам согласно действующему законодательству. Все нормативно-законодательные акты, касающиеся норм трудового права, необходимы для качественной работы любого кадрового специалиста.

Ведение КДП – что это и в чем заключается?

Оформление трудовых книжек и договоров – это, конечно, весьма важная часть работы любого работника кадровой службы, однако кадровое делопроизводство не ограничивается только лишь этими моментами. Все документы, которые обязаны быть у кадровика под рукой, можно разделить на два основных блока.

К первой группе относят как законодательные, так и подзаконные акты, поясняющие нормы охраны труда и трудового права. Все документы подобного характеры обязательны для исполнения.

Вторая группа – документация рекомендательного характера: методические рекомендации по кадровому делопроизводству и управленческому труду.

Кадровому работнику важно знать, какие из документов обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу лишь при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать негативного опыта при общении с кадровыми инспекторами.

При создании документации кадрового характера следует руководствоваться следующими правилами:

  • внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для данного предприятия или организации;
  • внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы данные документы имели юридическую силу;
  • хранение кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований архивной службы.

Составление инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер. Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.

Основные вопросы, регулируемые данным документом:

  • перечень обязательных кадровых документов организации;
  • порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
  • правила оформления кадровой документации;
  • порядок документооборота в кадровой службе;
  • контроль выполнения документов;
  • порядок передачи дел из ОК в архив.

Организация КДП

Основываясь на нормативно-правовых актах, методических рекомендациях, можно составить следующую схему организации всего кадрового делопроизводства компании:

1. Разработать документы, обязательные для компании (положения, инструкции, правила внутреннего распорядка, положение об ОТ и противопожарной безопасности).

2. Скорректировать штатное расписание. Как правило, в организации уже имеется разработанное штатное расписание и сотрудники, выполняющие определенные обязанности, но не всегда трудовые книжки и записи о приеме на работу оформлены правильно. Проверить штатное расписание можно, запросив информацию о заработной плате работников и наименовании их должностей в бухгалтерии. Табельные номера сотрудников можно узнать там же. Также следует проверить правильность оформления личных дел работников компании и выяснить, каких документов не хватает.

3. Проверить соответствие информации в штатном расписании и в трудовых договорах.

4. Проверить правильность оформления приказов ОК. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение на другую должность, повышение оклада) должны быть зафиксированы в документах соответствующего образца. В них должна быть подпись как руководителя организации, так и сотрудника. Все недочеты следует исправить.

5. Проверить правильность заполнения трудовых книжек.

6. Оформить личные дела сотрудников, если они не велись ранее.

Читайте также:  Заявление на аренду автомобиля образец

7. Оформить необходимые книги и журналы учета.

9. Сгруппировать кадровые дела.

10. Оформить номенклатуру дел.

Аудит КДП

Аудит кадров представляет собой проведение комплексного анализа всей кадровой документации, проверку ее соответствия требованиям действующего законодательства, локальным актам и протоколам. Правильная организация кадрового делопроизводства – это безотлагательное дело, игнорирование которого может повлечь за собой определенные риски.

В процессе кадрового аудита проверяется не просто правильность оформления документации, но и ее соответствие действующим законам. Аудит кадровых документов является эффективным средством для решения проблем, возникающих в финансово-хозяйственной деятельности компании.

Типичные ошибки при оформлении КДП

Аудит кадровой документации позволяет выделить ряд основных ошибок, имеющих многократное повторение в различных компаниях и организациях. В небольших учреждениях имеет место создание многочисленных локальных протоколов, которые, по сути, просто дублируют друг друга, или, что еще хуже, противоречат друг другу. Весь кадровый документооборот необходимо унифицировать и свести к минимуму.

Также распространенными ошибками являются:

  • отсутствие утвержденной информации о режимах работы и отдыха в учреждении или ее несоответствие данным, прописанным в трудовом договоре;
  • отсутствие порядка начисления и выплаты зарплаты;
  • ошибки в штатном расписании;
  • отсутствие тарификации оплаты труда;
  • нарушение прав сотрудников при установлении правил работы с личной информацией и персональными данными;
  • неправильно составленный трудовой договор.

Это далеко не весь перечень. Чтобы избежать ошибок в кадровой документации, необходимо четко следовать нормативам, законодательным актам и методическим рекомендациям.

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

  • в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
  • грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
  • если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Читайте также:  Жилой дом это объект капитального строительства

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Читайте также:  Где узнать кпп обособленного подразделения организации

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

  1. На кого возлагались эти обязанности.
  2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
  3. Есть ли вредность на предприятии.
  4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
  5. Есть ли приказы на командировки.
  6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
  7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Ведение кадрового делопроизводства профессионалами

Ваши кадры – в полном порядке! Почему? Потому мы поможем вам наладить оптимальный кадровый учет, организуем работу с документами, выстроим идеальное кадровое делопроизводство.

  • создадут оптимальное штатное расписание;
  • разработают правила защиты персональных данных, положения о системе обучения, графике отпусков, оплате труда, премировании;
  • заведут книги учета трудовых книжек, бланков;
  • разработают должностные инструкции, продумают аттестацию работников;
  • составят идеальные трудовые договоры и приказы о приеме на работу, переводе на должность, увольнении, предоставлении отпуска.

Юридические технологии решат проблемы кадрового делопроизводства

Правильная кадровая работа — одна из главных составляющих успешного развития компании. А без кадровой технологии, основанной на законодательных трудовых отношениях, компании вообще нет.

Предлагаем ведение кадрового делопроизводства в четком соответствии с КЗоТом и Кодексами РФ.

Необходимо эффективно решить вопросы кадрового учета и регулирования? Для корректной работы с персоналом лучшим выходом для малого и среднего бизнеса является ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге. Это позволит:

  • пользоваться услугами высококвалифицированных специалистов оперативно, продуктивно и на постоянной основе;
  • обеспечить конфиденциальность информации любого объема;
  • применить в дальнейшей деятельности новации законодательства;
  • исключить из бюджета компании средства на содержание кадрового аппарата;
  • сэкономить на поиске кадровиков;
  • избежать невынужденных и немотивированных санкций;

Официальный аутсорсинг по кадровому делопроизводству от компании "1-я Бухгалтерия" гарантирует качественное исполнение заказа, его сопровождение, отвечает за собственные ошибки перед заказчиком и государством.

Дифференцируем услуги кадрового аутсорсинга

Аудит и ведение кадрового делопроизводства "с нуля" — желание заказчика, выбор приоритета и перспектив развития компании. Без аудита не выявить существующие проблемы, не решить вопрос о целесообразности содержания штата кадровиков, его эффективности.

Аудит предполагает анализ и рекомендации по ряду направлений:

  • корректировка внутренних нормативных документов на предмет их соответствия действующему законодательству;
  • правильность оформления и ведения первичного учета и делопроизводства;
  • ведение вопросов, связанных с воинским учетом сотрудников;
  • последовательность оформления и ведения личных дел, трудовых книжек.

Именно по результатам аудита станет понятно: воспользоваться полным аутсорсингом кадрового делопроизводства в интересах экономии собственных средств и развития бизнеса или ограничиться временными инъекциями правовых вливаний.

Решаем вопросы кадрового делопроизводства "с нуля"

Объемный документооборот, огромная законодательная база и ведомственная "нормативка" не являются проблемой для юристов компании. Кадровое делопроизводство "с нуля" позволит клиентам получить высококвалифицированные юридические услуги по правильному заключению трудовых отношений с работниками и ведению этих отношений их до оформления пенсий.

Полный аутсорсинг обеспечивает в интересах компании постановку и ведение учета, создание:

  1. штатного расписания;
  2. должностных инструкций;
  3. типовых форм контрактов;
  4. внутренних правил труда;
  5. расписания отпусков и выходных дней;
  6. схем выплат заработной платы, премирования и т.д.

Особо актуальной в условиях часто неожиданно обновляющейся законодательной базы является способность аутсорсинга кадрового делопроизводства оперативно реагировать на эти изменения, поддерживать документацию компании в актуальном виде.

Наша компания предлагает все услуги по ведению кадрового делопроизводства – вы получаете полный спектр помощи, не привлекая к работе штатного специалиста. Все работы проводятся на аутсорсинге.

Ссылка на основную публикацию
Ввоз семян на территорию рф
Инструкцияо ввозе на территорию Российской Федерации и вывозе с территории Российской Федерации семян сортов растений и племенного материала пород животных(утв....
Бывшие муж и жена родственники или нет
Кто для нас близкие люди? Это наши супруги, родственники, друзья? Зачастую жизненные обстоятельства складываются так, что кровные родственники безразличны к...
Быстро заработать 100 рублей в интернете
Здравствуйте, уважаемые читатели бизнес-журнала BabloLab.ru. В сети существует масса схем и способов, как заработать деньги. Прибыль бывалых профи достигает сотен...
Ведение кдп в полном объеме что это
Значение грамотно составленной кадровой документации сложно переоценить. Кадровые документы – это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка...
Adblock detector