Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

Журнал регистрации приказов — титульный лист

Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Пример журнала регистрации приказов работодателя

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  • порядковый номер записи
  • дата издания приказа
  • номер
  • наименование заголовка (краткое содержание)
  • Ф.И.О. (должность) подписанта
  • ответственный за исполнение
  • срок исполнения
  • сведения об ознакомлении
  • информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.

Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.

Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.

Делопроизводство является неотъемлемой частью успешного управления предприятием.

Законодатель разрабатывает перечень документации, которая в обязательном порядке должна вестись на каждой компании, независимо от формы ее собственности и организационной формы юридического лица.

К представленным документам относится номенклатура, приказы основной деятельности, журнал учета рабочего времени, журнал приказов о приеме на работу и др.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Читайте также:  Адвокат в сочи по уголовным делам

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Отсутствие или неправильное ведение указанной документации может быть выявлено при проведении проверок прокуратурой или инспекцией по труду и приводит к дальнейшему привлечению к ответственности за несоблюдение норм действующего законодательства.

Обязательно ли вести книгу учета и регистрации?

Перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть заведены на каждом предприятии, утверждается различными нормативными правовыми актами.

Прямая норма обязательна к исполнению всеми предприятиями, вне зависимости от принадлежности к частному сектору или государственной собственности.

Отсутствие представленного документа является нарушением закона и может привести к наложению санкций административного или уголовного характера.

Указанный журнал в обязательном порядке будет вытребован сотрудниками прокуратуры или инспекции по труду припроведении ведомственных проверок.

Важно, что требования предъявляются не только к наличию самого журнала, но и к верности сведений, отображаемых в нем.

В связи с тем, что на уровне законодательства не разработана унифицированная форма книги учета приказов о приеме на работу, она может вестись в произвольной форме.

Рассматриваемый документ несет в себе не только информационную ценность, но и удобство в быстром поиске сведений о принятии на работу кого-либо из штата работников предприятия.

Журналы приказов приема на работу отнесены к документации длительного срока хранения и по окончанию должны передаваться с надлежащей описью в архивный отдел предприятия (организации).

По какой форме составлять?

Единая форма книги учета на уровне законодательства не утверждена, в связи с чем работодатели вправе вести указанный документ в произвольной форме.

Однако, следует придерживаться некоторых правил заполнения и внесения сведений.

Работодатель имеет право разработать собственную форму представленного журнала или приобрести его в канцелярском отделе.

Также допускается ведение на расчерченной вручную книге для записей.

Как правило, за ведение журнала руководством предприятия назначается ответственной лицо из числа сотрудников отдела кадровой службы.

На представленного работника чаще всего также возлагается обязательство по разработке формы, которая после должна быть утверждена руководством.

Основные правила его заполнения содержатся, как правило, в инструкции по делопроизводству, действующей в конкретной компании на основании закрепления локальными актами.

Как заполнять?

Законодатель наделяет правом работодателей вести книгу учета приказов о принятии на работу в произвольной форме.

Допускается внесение данных от руки или с использованием компьютерной техники.

Информация вносится в зависимости от количества граф в разработанной на предприятии форме и должна содержать сведения о номере приказа, дате его издания, назначении, основную информацию о принимаемом сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, на которую принимается), особенности условий приема при их наличии.

При внесении данных не допускается наличие помарок, ошибок и исправлений, употребление просторечий и пр.

Информация должна соответствовать деловому стилю письма и вноситься в соответствии с основными требованиями делопроизводства.

Книга заводится в начале каждого календарного года, а по его истечении, описывается и передается в организационный архив.

Читайте также:  Ваз 2115 замена на светодиоды

При оформлении нового документа, его страницы пронумеровываются, прошиваются и заверяются с использованием специального штампа и подписи начальства.

Информация отображается в журнале исключительно в хронологическом порядке, наличие пустого места между записями запрещено.

Скачать образец

Выводы

Журнал учета приказов о приеме на работу является обязательным к оформлению документом на всех предприятиях.

В организации назначается ответственное за разработку и ведение журнала лицо, которое обязуется вносить соответствующую информацию с соблюдением требований делопроизводства и действующего законодательства.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Форма журнала

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.
Читайте также:  Возражение на административный иск образец

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу. При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства. При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций. Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Ссылка на основную публикацию
Жилищный кодекс перевод жилого помещения в нежилое
Полный текст ст. 23 ЖК РФ с комментариями. Новая действующая редакция с дополнениями на 2019 год. Консультации юристов по статье...
Если сокращают что должны выплатить
Меня как юриста, занимающегося трудовыми вопросами, всегда изумляло, насколько наши люди не интересуются своим будущим и защитой своих прав. Многие...
Если сотрудник не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск
Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели вопрос о том, сгорают ли ежегодные оплачиваемые отпуска и чем грозит компании непредоставление работнику...
Жилищный кодекс рф 2018 капитальный ремонт
Статья 170. Фонд капитального ремонта и способы формирования данного фонда ГАРАНТ: См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к...
Adblock detector