Журнал регистрации приказов об увольнении образец

Журнал регистрации приказов об увольнении образец

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

Журнал регистрации приказов — титульный лист

Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Пример журнала регистрации приказов работодателя

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  • порядковый номер записи
  • дата издания приказа
  • номер
  • наименование заголовка (краткое содержание)
  • Ф.И.О. (должность) подписанта
  • ответственный за исполнение
  • срок исполнения
  • сведения об ознакомлении
  • информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.

Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.

Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Читайте также:  Имеет ли силу брачный договор в россии

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Статьи по теме

В процессе работы организации создается множество распорядительных документов, в том числе приказов по личному составу. Для того, чтобы упорядочить издание и хранение документов, многие работодатели в лице кадровой службы ведут специальные формы, например, журнал приказов по личному составу. О том, какие распоряжения можно отнести к распоряжениям по личному составу, а также как составить журнал учета приказов по личному составу и образец, читайте в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

  • какие документы относятся к приказам по личному составу;
  • как происходит регистрация приказов по личному составу;
  • как составить журнал регистрации приказов по кадрам;
  • что представляет собой журнал регистрации приказов по кадрам и образец.

Какие документы относятся к приказам по личному составу

В кадровой службе в ходе деятельности создается множество приказов. Ведь практически все кадровые процедуры оформляются путем издания соответствующего распоряжения. Прием на работу, увольнение, предоставления отпуска, направление в командировку и все остальные кадровые процедуры требуют издания специального приказа.

Так, например, статьей 66 Трудового кодекса РФ прямо установлено, что для трудоустройства работника необходимо издать соответствующий приказ. Этот документ оформляется на основании заключенного между работником и организацией трудового договора.

Между тем, существует еще одна разновидность распоряжений – это распоряжения по основной деятельности. Рассмотрим в чем же отличие этих распорядительных документов.

Читайте также:  Административный штраф за утерю паспорта

Приказы по личному составу – это те документы, которые связаны с трудовыми отношениями, в частности, они оформляют такие отношения. К этим документам относятся распоряжения:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении разных видов отпусков;
  • о привлечении к работе в выходной день;
  • о привлечении к сверхурочной работе.

В этот перечень также включаются другие виды приказов, издание которых связано с трудовыми отношениями. Все остальные распоряжения работодателя, т.е. те, которые не относятся к трудовым отношениям и кадровой службе, являются распоряжениями по основной деятельности.

Срок хранения приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу ведется также еще и в целях обеспечения надлежащих сроков хранения кадровых документов.

По правилам, установленным статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки хранения кадровых распоряжений следующие:

  • 75 лет, в том случае, если документы были созданы до 2003 года;
  • 50 лет, если распоряжения были изданы уже после 2003 года.

Таким образом, создаваемые сейчас кадровые приказы надо будет хранить в течение 50 лет. Отметим, что срок хранения отдельных распоряжений составляет только 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (статья 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Скачайте документы по теме:

Регистрация приказов по личному составу

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести ряд регистрационных документов. В число таких обязательных документов включены:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обязанность ведения эти регистрационных форм установлена пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Причем вести эти книги надо по форме, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

В отношении других регистрационных форм таких правил не установлено. Поэтому работодатель самостоятельно принимает решение, какие книги приказов по личному составу он будет вести. Так, например, кадровая служба может вести единую книгу регистрации приказов по личному составу. Образец такого документа приведен ниже.

Кроме того, кадровая служба может вести отдельно журналы:

  • регистрации переводов сотрудников;
  • регистрации увольнений с работы;
  • учета личных дел;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета совместителей;
  • регистрации справок и т. п.

Также работодатель может вести различные книги приказов по кадрам. Иными словами в каждом отдельном журнале регистрировать распоряжения одной тематики. Например, в кадровой службе может вестись отдельный журнал регистрации приказов на отпуск. Предлагаем воспользоваться в работе разработанным нами образцом.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Также многие работодатели ведут специальный журнал или книгу книга приказов о направлении работников в командировку. Образец представлен ниже.

Отметим, что ранее в обязательном порядке все работодатели должны были вести журналы учета командированных сотрудников. Однако с 8 августа 2015 года это требование стало необязательным. Работодатели теперь самостоятельно принимают решение о ведении таких журналов. И при отсутствии специальной формы, где бы учитывались командированные работники, целесообразно вести отдельную книгу регистрации приказов о направлении в командировку. Образец приведен ниже.

Читайте также:  Должен ли покупатель квартиры платить налог

Журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Журнал регистрации приказов по личному составу

Также кадровой службе будет удобна для работы отдельная регистрация документов, связанных с увольнением. В этой связи целесообразно вести специальный журнал или книгу регистрации приказов об увольнении. Это позволит быстро ориентироваться в кадровых документах, связанных с увольнением.

Отметим, что довольно часто работодателю необходимо знать точную дату оформления увольнения работника. Так, например, если производится процедура сокращения штата или численности сотрудников, на работодателя возложена обязанность по выплате работникам среднего заработка за второй, а в исключительных случаях и за третий месяц работы (ст.178 Трудового кодекса РФ).

Срок, за который положена выплата, начинает отсчитываться со дня увольнения. И отдельная книга учета приказов об увольнении поможет кадровому работнику быстро определить фактическую дату прекращения трудовых отношений с сотрудником. Образец заполнения журнала регистрации приказов об увольнении приведен ниже.

Журнал регистрации приказов об увольнении

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец

Итак, журнал регистрации кадровых приказов необходимый документ, который ведется кадровой службой. Образец книги приказов по личному составу мы приводим ниже. И хотя такой документ не является обязательным, на практике все кадровые работники ведут книгу учета приказов по личному составу. Образец или унифицированная форма такого документа не установлены. Регистрационный документ ведется работодателем в произвольной форме.

В этой связи мы предлагаем специально разработанную книгу регистрации приказов по личному составу и образец ее заполнения.

Еще раз отметим, что отсутствие таких регистрационных форм не является нарушением трудового законодательства. При проверке инспектор ГИТ не оштрафует организацию за отсутствие того или иного учетного журнала. Естественно, если речь не идет о приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее или книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Все остальные учетные кадровые формы работодатель ведет по своему усмотрению, исходя из принципа целесообразности и регламентации кадровой работы. Поэтому конкретный набор регистрационных журналов организация для себя вправе определить самостоятельно.

И кадровая служба принимает решение о необходимости ведения отдельных форм регистрационных журналов по каждому факту кадровых мероприятий. Или же может вестись общий журнал регистрации приказов по личному составу. Если вы выбираете ведение единого документа, при разработке журнала надо руководствоваться следующими принципами.

В первую очередь надо назначить ответственного за ведение журнала. В форме указать его данные: должность и фамилию, имя, отчество, а также период, в течение которого данный работник был уполномочен заполнять регистрационную форму.

Журнал должен иметь последовательную нумерацию записей. Каждой отдельной записи будет соответствовать один кадровый приказ. Необходимо предусмотреть графу, в которой будет также указываться дата регистрации распоряжения.

Отдельной графой следует указывать содержание приказа. Например, приказ о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска. Также следует отражать данные о сотруднике, в отношении которого издан приказ, а именно, указывать его должность и фамилию, имя, отчество.

Знакомить работников с записями в данном журнале нет необходимости. Этот документ не является ни локальным актом, ни распорядительным документом, с которым сотрудника надо ознакомить под подпись. Ознакомить работника следует с самим приказом.

Журнал регистрации кадровых приказов образец

Ссылка на основную публикацию
Жилищный кодекс перевод жилого помещения в нежилое
Полный текст ст. 23 ЖК РФ с комментариями. Новая действующая редакция с дополнениями на 2019 год. Консультации юристов по статье...
Если сокращают что должны выплатить
Меня как юриста, занимающегося трудовыми вопросами, всегда изумляло, насколько наши люди не интересуются своим будущим и защитой своих прав. Многие...
Если сотрудник не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск
Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели вопрос о том, сгорают ли ежегодные оплачиваемые отпуска и чем грозит компании непредоставление работнику...
Жилищный кодекс рф 2018 капитальный ремонт
Статья 170. Фонд капитального ремонта и способы формирования данного фонда ГАРАНТ: См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к...
Adblock detector